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Sobre la eficiencia de los procesos

Ayer estaba dando una sesión de trabajo relacionado a Gestión de Operaciones y llegamos al punto donde hablabamos de capacidad instalada vs demostrada.



Un tema muy interesante que abordaré en otro post



El punto es que para ejemplificar la importancia de medir correctamente la eficiencia de los procesos clave tenía que dar un ejemplo extra básico, que hasta mi sobrino de 12 años pudiera entender,



Y no porque la gente sea tonta, sino que entre más sencillo sea el conocimiento, más fácil que las personas lo puedan compartir con otras personas.



Pues bien, te voy a compartir el ejemplo que doy en mis sesiones de trabajo para que puedas compartirlo con otras personas, para que esas personas lo puedan compartir con otras personas y así continuar hasta la eternidad.



Imagina que tenemos un proceso que tiene cuatro estaciones, personas, etc. tu me entiendes. Las cuatro personas están en fila y cada una le pasa su trabajo a la siguiente.



Es decir que para poder dar el entregable al cliente necesitan trabajar las cuatro, en cadena.



Y ponemos a alguien, un Ingeniero Industrial u otra persona que no tenga mucho que hacer, a tomarles tiempos y a calcular su eficiencia



Al entregarnos el reporte vemos lo siguiente:



Persona 1: 90%


Persona 2: 95%


Persona 3: 85%


Persona 4: 98%



La pregunta es: ¿Cuál es la eficiencia total del proceso?



Te doy unos segundos para calcularlo...




Si contestaste 92% estas muy.... mal




Las eficiencias no se promedian, se MULTIPLICAN



Es decir que para obtener el resultado correcto tienes que multiplicar


0.90 X 0.95 X 0.85 X 0.98



Y el resultado te da un espantoso 71.22%



Esto es porque la primera persona solo realiza el 90% de trabajo total, y eso es lo que entrega a la segunda persona. La segunda persona solo realiza el 95% del 90% que le fue entregado, y así hasta terminar.



Por supuesto que al cliente no le puedes dar el 70% del entregable. Nunca. Nadie lo acepta. Tú no lo aceptas, yo no lo acepto.



Entonces que sucede?



Pues que alguien paga. Esa diferencia de casi 30% se va en horas extras,, personas que se llevan trabajo a casa, expeditaciones, fricciones internas y un largo etcétera.



Pero lo más interesante de las eficiencias es que para determinar cuánto es en una actividad, debes compararla contra un ESTÁNDAR.



Es decir, que para el ejemplo que dimos lo más seguro es que el problema no está en las personas o en el proceso en sí, sino en el estándar definido.



A veces le prometemos de más al cliente, solo por quedar bien o porque creemos que es lo correcto.




Como prometemos de más, no validamos si nuestro proceso tiene la capacidad (capability y capacity) de entregar lo prometido.



Y por eso las eficiencias en tu empresa pueden ser muy bajas.



Mañana te daré un ejemplo más detallado de esto contándote de mis sueños de tener el cuerpo que Arnold Schwarzenegger tenía a sus 27 años..



Mientras llega mañana, puedes visitar mi sitio y ver cómo puedo ayudar a tu negocio.

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