Planeación Estratégica usando Balanced Scorecard
Hola, si llegaste aquí es porque definitivamente algo no está funcionando bien, ya sea en tu almacén o con tus inventarios y quieres corregirlo, o por lo menos quieres que el personal que labora en el almacén o que toma decisiones con los inventarios lo haga.
Y eso está muy bien, pero antes que te platique cómo te puedo ayudar es importante que nos pongamos de acuerdo en algunas cuestiones.
Esto significa que es necesario que leas esta carta completa, toda, sin saltarte secciones.
A menos claro que hayas llegado por accidente y solo andes buscando cómo perder el tiempo.
Puedes tener por seguro que yo no.
Pues bien, existen dos tipos de consultores que trabajan en temas de almacenes e inventarios: los que son muy buenos y los demás,
los que son muy buenos se evitan dar toneladas de teoría que puedes conseguir fácilmente en ChatGPT o en cualquier página sacada del buscador de Google y se enfocan en generar de manera rápida, sistemática y sostenible ahorros para la empresa (o ganancias si prefieres verlo así) al manejar eficientemente las operaciones relacionadas con el almacén.
Definitivamente te conviene trabajar con los primeros.
No sé si sabrías distinguirlos pero es muy fácil con el siguiente ejemplo:
Recomendación típica de un consultor mal enfocado:
"Vamos a realizar un curso donde expliquemos las bases de la gestión de almacenes para que los almacenistas sean más eficientes y productivos, que conozcan cómo tener el almacén ordenado y limpio y que conozcan las normas de seguridad"
Un consultor bien enfocado diría lo siguiente
"Vamos a hacerte ahorrar millones de pesos en tus operaciones de almacén y de gestión de inventarios a través de sesiones de trabajo donde, de forma paralela, daremos a tu equipo las mejores prácticas para sean más efectivos no solo en el almacén sino también con los departamentos con los que trabajan todos los días"
Directo y a lo que vamos, aunque a algunas personas les interesa más tener un curso tradicional que uno enfocado en resultados rápidos. Yo no soy de esas.
Y lo que sucede es que cuando una persona quiere contratar a alguien externo para que les ayude con su almacén o sus inventarios, hacen una investigación en internet para buscar opciones y por lo general encuentran datos como:
-
Los 10 elementos claves que debe tener tu almacén
-
Cómo manejar efectivamente tu almacén
-
Qué es la gestión de inventarios
-
Cómo calcular los máximos y mínimos y el punto de reorden
...y un largo etcétera.
De hecho si llegaste aquí por mi canal de YouTube podrás notar que tengo algunos de esos videos....pero esos videos son para persona que no saben nada de almacenes, para auxiliares y a lo mucho supervisores, no para dueños de negocio que buscan resultados.
Si tu tienes un almacén o eres dueño de negocio, esos videos no tienen sentido... lo que tu necesitas es generar mejoras en flujo de efectivo ¡YA!
Y esto es clave para tu empresa,
por supuesto que cumplir con la normatividad es importante, pero para esto el gobierno te puede ayudar enviando gente a que te oriente y en ocasiones de forma gratuita.
Pero si realmente quieres que tu almacén y gestión de inventarios ayuden financieramente a tu empresa necesitas enfocarte en lograr esos resultados
Ahora bien, es un hecho que hay muchas empresas, muchas, que son financieramente exitosas sin manejar bien sus inventarios o con un caos operativo en su almacén.
Pero el nivel de estrés, fricciones internas y desperdicio de flujo de efectivo hacen que ese modelo no sea sostenible a mediano y largo plazo
Así que dudo mucho que, tengas o no exito financiero, quieras aguantar este modelo por más tiempo.
Asi que como no sé lo que pides tú para trabajar con alguien, te voy a decir lo que pido yo.
Pido dos cosas
No una cosa
La primera es que me gusta la gente que se compromete a aplicar las herramientas que les doy de manera puntual y disciplinada y que espera que se les digan la cosas como son, no de manera maquillada solo para que nadie del equipo de trabajo se vaya a ofender.
Estos son negocios,
o sea que tienes que estar muy seguro o segura (hablando de ofendidos) de que si me contratas es porque vamos a trabajar,
La segunda es que entiendas esta breve historia de una experiencia específica en este ámbito:
Hace unos 12 años una empresa de servicios con un gran inventario de partes nuevas y usadas que no debería tener porque se supone que todo ese material se lo quedaba el cliente, no ellos, me llamó para ayudarles a mejorar algunos procesos operativos.
naturalmente, uno de esos procesos era el control del almacén,
A cargo del almacén estaba una persona de todas las confianzas del fundador, de esas personas que iniciaron el negocio con él y que fácilmente le podría dar las llaves de su casa en cualquier momento; a ese nivel de confianza,
Por supuesto que esta persona, al momento de querer hacer cambios en el almacén, no solo no los aceptó, sino que en algunos casos los boicoteó, ve a saber tu si era porque tenía cola que le pisaran o solamente porque no le venía en gana hacer nada diferente.
El punto es que decidimos invertir tiempo, mucho tiempo, en tratar de convencer a esta persona de la importancia del cambio, las necesidades, los beneficios y todo ese cúmulo de recomendaciones que se dan en cualquier buen libro de gestión del cambio.
Sobra decir que después de 6 meses el almacén seguía funcionando exactamente igual, porque la persona seguía ejecutando exactamente igual.
Sobra decir también que no había resultados, la relación con el cliente estaba afectada y nadie llegaba a ningún lado.
Es muy importane entender esta historia ya que hay lecciones importantes:
La primera es que aunque tratar de sumar al barco a todos y convencer a la gente es muy importante, no es más importante que los datos. De haber mostrado los niveles de gastos actuales y el dinero perdido mes a mes, el fundador hubiera sido el aliado ideal y él se hubiera encargado de convencer al jefe de almacén, lo cual de hecho, era su responsabilidad.
La linea de toma de decisiones en la empresa es fundamental, ya que al tener todas las confianzas del dueño, el jefe de almacén sabía que tenía una ventaja, ya que el dueño no comprendía completamente lo que implicaba mejorar la operación del almacén por lo que le estaría preguntando constantemente su opinión, aún a sabiendas de que no sabía nada de mejores prácticas de gestión,
Esto implica, que dentro del almacén, el jefe de almacén actuaba más como el dueño que el propio dueño, y esto, no debe pasar.
En un negocio debes mostrar principios de autoridad que pueden ser más o menos sutiles, pero que no son negociables,
la gente busca seguridad y eso es lo que debemos darles
Por lo tanto, es importante que sepas,
que si vamos a trabajar juntos, voy a analizar de forma muy detallada tu almacén y tus procesos de gestión de inventarios, incluyendo las políticas que tienes y los cotos de poder formados, ya que a la primera que me digas que tu negocio es muy diferente a todos los demás y que por ello no puedes aplicar lo que te digo, por ponerte un ejemplo, no será posible trabajar juntos.
Porque algunas personas pueden generar ahorros, pero los verdaderamente expertos no se enfocarán solamente en pequeños ahorros en el almacén sino en todo el flujo de los materiales que llegan y salen del almacén para encontrar los mejores beneficios posibles tomando en cuenta al resto de la cadena.
Entonces es importante que sepas que yo no soy un consultor al que puedas tener en una sesión, decir que vas a ver qué puedes aplicar y después de unos días seguir haciendo exactamente lo mismo porque no tienes tiempo. No funciona así.
Me harás caso y conforme vayas aplicando las técnicas en tu negocio, me comunicarás las cosas que estén saliendo bien y las que no, para poder hacer los ajustes necesarios si fuera el caso.
Y aunque sea tu empresa, debes tener claro que mi negocio y mi prestigio dependen de que logre resultados. Y si vas a contratar un profesional para que camine contigo en una tarea tan importante, debes respetar su criterio. Y si no estás de acuerdo, pues corrige los inventarios tu.
Si yo mañana contrato a una persona para que repare el motor de mi auto, no le digo cómo lo tiene que hacer, aunque tenga años manejando autos, porque no sé cómo arreglarlo.
Si contratas a un consultor, confía en él o no lo contrates.
Y no espero que no me tomes por un arrogante, lo que pasa es que con los años me he hecho de una obsesión sana que mucha gente comparte,
no me gusta perder el tiempo
Entonces debes saber que, si me vas a contratar, mis servicios no son baratos y que, además, me harás caso.
Contratarme cada día será menos barato y más difícil y en poco tiempo no habrá posibilidad alguna,
Y también debes saber que para reservar conmigo deberás pagar el 25%. Luego, tendremos una reunión y después, sin haber comenzado a trabajar, cobraré el resto del proyecto.
Es es muy importante
No aplico una técnica si no se ha pagado el 100% del proyecto
Y sí, yo soy de los contrata a un profesional y no tiene problema en pagar por adelantado,
Esto hay gente que lo entiende y gente que no. No hace falta discutir, pero no es negociable.
Dicho todo esto, si te interesa que colaboremos juntos puedes enviarme un correo a
si deseas conocer más, sigue leyendo...
A estas alturas ya te deberías estár preguntando ¿y cuánto cuesta esto? pues ahora te digo y también te explico porqué cuesta esto:
Precio de la formación
La formación tiene un precio de $65,000.00 pesos o $130,000.00 pesos.
La diferencia básicamente es lo que viene después de las sesiones de trabajo.
Si son las sesiones de trabajo (más adelante explico en qué consisten) son $65,000.00 pesos, incluyendo materiales.
Si añadimos seguimiento o soporte personalizado durante los siguientes tres meses son $130,000.00 pesos,
Siempre + IVA
Este precio no incluye mi traslado a tu empresa y demás viáticos necesarios.
Una vez que me digas qué modalidad te interesa, si con soporte o sin soporte, te pasaré un presupuesto definitivo con el número de cuenta para realizar la reserva.
Será un 25% para bloquear fechas.
Y el resto antes de que me traslade a tu empresa para iniciar las sesiones.
¿En qué consiste la formación?
Antes que nada, todo lo que se ve en las sesiones de trabajo están basadas en las mejores prácticas de negocio y en cómo mejorar el proceso ya que ese es mi enfoque principal.
Las mejores practicas de negocio son formas de ejecutar un proceso, que se ha comprobado que funcionan en la gran mayoría de empresas.
Y estas mejores prácticas están validadas por la asociación internacional de Gestión de la Cadena de suministro, así que no es poca cosa. Si a esto le sumamos la experiencia práctica en decenas de empresas, pues tenemos algo bastante bueno.
Seguimos
En la primera etapa de las sesiones, veremos que si bien es importante conocer la parte teórica de lo que es un almacén, es todavía más importante conocer las prioridades que debe tener un almacén, sobre todo para ayudar al equipo que labora ahí a tener enfoque.
Es por ello que veremos cuáles son la actividades clave dentro del almacén y que impactan directamente los costos de inventarios y los gastos de operación.
Esto es fundamental ya que a veces nos encontramos con que hacemos mucho trabajo, todo el día, pero no del que vale la pena, del que nos genera mayores ahorros o menores gastos, como se quiera ver.
Veremos los procesos clave y sus puntos críticos de control, los cuales nos ayudarán a entender el porqué de los indicadores clave de desempeño que veremos en las siguientes secciones.
Para cada indicador de desempeño haremos ejercicios prácticos para comprender cómo se calcula, quién lo debe calcular y por qué se debe calcular.
Si no tienes mucha experiencia en indicadores no te preocupes,
Lo haremos de forma tan sencilla que a cualquier miembro y miembra del equipo le quedará claro.
A continuación veremos la importancia del diseño físico del almacén para poder ser mas eficientes. Aquí nos enfocamos en que el personal pueda realizar un diseño basado en el tipo de material y el movimiento esperado de la mercancía.
Después...
En la segunda etapa de las sesiones vendrá la parte fuerte para los ahorros de millones de pesos, la gestión de inventario.
Aprenderás a realizar un análisis ABC para determinar una estrategia de uso de la mercancía. Solamente con aprender está técnica la inversión que realices se pagará al menos en 10 veces, y me he quedado corto.
Si no me crees aqui tienes un ejemplo sencillo.
Por cada millón de pesos que tengas en inventario y si nunca has utilizado mejores prácticas, aproximadamente el 50% del inventario físico tiene una rotación extremadamente baja y puedes eliminarlo sin mayor problema.
Solo de eso son 0.5 millones o $500,000 pesos si quieres verlo así.
Medio millón de pesos de inventario que bien no necesitas o que puedes cambiar por inventario que te deje mejores ganancias.
Esto implica también que puedes liberar enormes espacios de almacenamiento disminuyendo gastos operativos,
o puedes liberar capital de trabajo para invertirlo en inventario que realmente se mueva,
o puedes cambiar tu estrategia de ventas para que cada vez tengas mayor margen del inventario que tienes,
y todo con una sola técnica,
Pero eso no es todo...
También aprenderás a determinar cuánto inventario es el correcto, es decir, cuánto inventario de seguridad debes tener y qué inventario máximo deberías de tener.
de la mano de estos temas veremos cómo calcular el punto de re-orden, para que no te tome por sorpresa un faltante de stock.
Todo esto se reforzará con la explicación de los Indicadores de Desempeño para la gestión de inventarios, de tal forma que aprenderás a validar que las acciones tomadas están funcionando y produciendo los resultados esperados.
En resumen
Vamos a ver los aspectos básicos de gestión de inventarios y el almacén de forma profesional y adulta. Cómo determinar qué inventario tener, cuánto tener y cuándo tenerlo. El objetivo de esta formación es que los participantes aprendan a utilizar las mejores prácticas para la gestión efectiva de inventarios y almacenes.
No será algo superficial, no serán solo ejercicios separados que olvidemos para el día siguiente. Será una manera de entender su gran importancia y cómo hacerlo.
¿En cuánto tiempo realizamos las sesiones?
20 horas totales
Estas 20 horas las dividimos en jornadas de 4 horas cada una, una vez por semana
De esta manera, de una semana a otra el equipo tendrá tiempo de aplicar lo aprendido
Podrán hacer preguntas
Practicar
Es decir, no tendrán oportunidad de decir que por el exceso de trabajo no pudieron hacer nada, no habrá excusa,
Y si la tienen deberás comprender que será por responsabilidad tuya, por no definirles bien las prioridades o por creer cualquier pretexto que te digan.
Materiales
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Para cada participante (máximo 16) haré un manual personalizado que se entrega en físico. No en PDF.
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Tendremos archivos de trabajo, por lo general realizados en excel, donde estará:
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Análisis ABC de inventario realizado
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Análisis de cantidad de conteos cíclicos a realizar
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Ejercicios para calcular cada uno de los indicadores de desempeño, tanto de la operación del almacén como de control de inventarios.
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Borrador de descripción de puesto de responsable de almacén y responsable de control de inventarios. Estos se entregan en electrónico original para que puedas adecuarlos como consideres necesario para tu empresa.
Soporte o seguimiento
Durante los tres meses posteriores a la formación; todos los participantes (sin excepción)
tendrán un canal de comunicación exclusivo con mi persona vía e-mail y WhatsApp SIN LÍMITE DE INTERACCIONES. Todas las personas, las veces que lo necesiten.
Podrán formular todo tipo de preguntas, sugerencias, dudas o lo que sea, tanto por escrito como por mensaje de voz.
Podrán enviarme archivos con análisis realizados para retroalimentación.
No tendrán que dar un solo paso en falso ya que supervisaré todos los análisis realizados para así asentar las bases de lo aprendido.
Este soporte será exclusivo para ustedes.
Precio de la formación (por si te saltaste esta sección allá arriba).
La formación tiene un precio de $65,000.00 pesos o $130,000.00 pesos.
La diferencia básicamente es lo que viene después de las sesiones de trabajo.
Si son las sesiones de trabajo son $65,000.00 pesos, incluyendo materiales.
Si añadimos seguimiento o soporte personalizado durante los siguentes tres meses son $130,000.00 pesos,
Siempre + IVA
Este precio no incluye mi traslado a tu empresa y demás viáticos necesarios.
Una vez que me digas que modalidad te interesa, si con soporte o sin soporte te paso un presupuesto definitivo con el número de cuenta para realizar la reserva.
Será un 25% para bloquear fechas.
Y el resto antes de que me traslade a la empresa para iniciar las sesiones.
Si necesitas algo más esquematizado, aquí tienes el Temario de las sesiones de trabajo
Sección 1 - La operación en el almacén
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Los procesos clave dentro del almacén
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Recepción
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Almacenamiento
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Picking (pedidos)
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Entrega
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Control de devoluciones
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Puntos críticos de control en los procesos del almacén
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Indicadores de desempeño más utilizados en el control del almacén
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Eficiencia en la recepción (entregas a tiempo)
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Eficiencia en la entrega (pedidos preparados a tiempo)
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Confiabilidad de inventarios
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Análisis de capacidad en las operaciones del almacén
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Porcentaje de ocupación / utilización
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Costo de almacenamiento
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Costo de preparación de pedidos
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Diseño de mi almacén y control físico de mercancía / materiales
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Concepto de rastreabilidad y su importancia en los almacenes
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Conceptos básicos de diseño de almacenes (ejercicio con LEGO´s)
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Codificación de mercancía / materiales
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Definición de ubicaciones, pasillos y áreas de trabajo
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Sección 2 - Control de inventarios
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¿Qué es el inventario y para qué lo necesito?
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Inventario físico anual - Mejores prácticas para realizarlo
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Análisis ABC de inventarios
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Aplicaciones para el almacén
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Método para realizarlo (ejercicio en Excel)
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Conteos cíclicos
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Mejores prácticas alineadas a las categorías ABC
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Método para determinar el número de conteos ideal (Ejercicio en excel)
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Calendario de conteos cíclicos
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Indicadores de desempeño para el Control de Inventarios
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Rotación de inventarios
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Días de cobertura de inventario
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Stock disponible
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Nivel de servicio
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OTIF - On Time In Full
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Técnicas para saber Cuándo ordenar y cuánto ordenar
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Máximos, mínimos y punto de re-orden
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Inventario de seguridad
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Cantidad económica de pedido
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Lote por lote
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Sección 3 - Administración del personal del almacén y proceso de mejora
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Normatividad en el almacén
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Asignación de responsabilidades dentro del almacén
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Organigrama
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Proceso de capacitación en el puesto
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Politicas
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Análisis de capacidad en el almacén
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Ubicaciones
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Equipos y personal
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Plan de trabajo para mejora del almacén